Bir belge ya da elektronik tabloyla çalışırken, genelde, belgenin içeriğini ya da elektronik tablonun içindeki her hücreyi tanımlamada tümüyle özgürsünüzdür. Bir belgedeki belli bir sayfaya, metin paragrafları, tablo, grafik ya da birden çok yazı tipiyle görüntülenen birden çok sütun eklemiş olabilirsiniz. Bir elektronik tablodaki belli bir sütunda, yazdırmak ya da görüntülemek için bir sütun başlığı tanımlamak üzere metinsel verileri yukarıda bulundurabilir, satırın işlevine bağlı olarak, sütun içinde çeşitli sayısal biçimler uygulayabilirsiniz. Bu esnekliğe gerek duyarsınız, çünkü sözcük işlemci belgeniz, yazılı bir sayfa içeriğine iletinizi taşıyabilmeli ve elektronik tablonuzda çözümlediğiniz verileri depolamasının yanı sıra sonuçlan hesaplayıp onların bir sunumunu sağlamalıdır.
Bu esneklik, göreceli olarak küçük, iyi tanımlanmış iş sorunlarını çözmek için harikadır. Ancak, bir belge birkaç düzine sayfayı aşınca onu denetlemek ve bir elektronik tablo birkaç yüz satırlık bilgiyi aşınca onu yönetmek güçleşir. Veri miktarı arttıkça sözcük işlemci ya da elektronik tablo programınızın ya da bilgisayar sisteminizin veri depolama sınırlarını aştığınızı da görebilirsiniz. Başkalarınca kullanılacak bir belge ya da elektronik tablo tasarlıyorsanız, verileri nasıl kullandıklarını ya da yeni verileri nasıl girdiklerini denetlemek, olanaksız olmasa da, çok güçtür. Örneğin, bir elektronik tabloda anlamlı olması için bir hücreye tarih değeri, bir başkasına da para birimi değeri girilmeliyken, kullanıcı yanlışlıkla, karakter verisi girebilir.
Bazı elektronik tablo programlan, elektronik tablo içerisinde bir "veritabanı" alanı tanımlamanıza izin verir. Bunun nedeni, istenen sonuca ulaşmak için gereksiniminiz olan bilgileri yönetmenize yardımcı olmaktır. Ancak yine de elektronik tablo programının temel depolama sınırlarıyla engellenebilirsiniz ve veritabanı alanının sütun ve satırlarına nelerin girildiği üzerine yeterince denetiminiz yoktur. Aynı zamanda, sayı ve karakter verilerinin ötesinde işlemler yapmanız gerekirse, elektronik tablo programınızın resim ve ses benzeri şeyleri tanımadığını görebilirsiniz.
Bir RDBMS, elinizdeki veri türünü ve depolama biçimini tanımlamanıza izin verir. Genellikle, verilerinizin bütünselliğinden emin olmak için RDBMS'nin kullanabileceği kuralları da tanımlayabilirsiniz. En basit biçimiyle, bir geçerlilik kuralı, sayı içermesi gereken alana yanlışlıkla alfabetik karakter depolamamanızı sağlar. Başka kurallar, verileriniz için geçerli değerler ya da değer aralıkları tanımlayabilir. En karmaşık sistemlerde, veri toplulukları (genellikle tablo ya da dosyalar) arasındaki ilişkiyi tanımlayabilir ve RDBMS'den verilerin tutarlı kalmalarını sağlamasını isteyebilirsiniz. Örneğin, her siparişin geçerli bir müşteri için girilmiş olduğunu sistemin kendiliğinden denetlemesini sağlayabilirsiniz.
Access ile verinizi tanımlamada (metin, sayı, tarih, saat, para birimi, internet bağlantıları, resim, ses, belge ve elektronik tablo gibi); Access'in verilerinizi nasıl depolayacağını tanımlamada (dize uzunluğu, sayı duyarlı ve tarih/saat duyarlı) ve verileri görüntülediğiniz ya da yazdırdığınızda neye benzeyeceğini tanımlamada tümüyle özgürsünüz. Veritabanında yalnızca doğru değerlerin bulunduğundan emin olmak için, basit ya da karmaşık geçerlilik kuralları tanımlayabilirsiniz. Veritabanındaki dosya ya da tablolar arasında geçerli ilişkiler olduğunu Access’ten denetlemesini isteyebilirsiniz.
Bu esneklik, göreceli olarak küçük, iyi tanımlanmış iş sorunlarını çözmek için harikadır. Ancak, bir belge birkaç düzine sayfayı aşınca onu denetlemek ve bir elektronik tablo birkaç yüz satırlık bilgiyi aşınca onu yönetmek güçleşir. Veri miktarı arttıkça sözcük işlemci ya da elektronik tablo programınızın ya da bilgisayar sisteminizin veri depolama sınırlarını aştığınızı da görebilirsiniz. Başkalarınca kullanılacak bir belge ya da elektronik tablo tasarlıyorsanız, verileri nasıl kullandıklarını ya da yeni verileri nasıl girdiklerini denetlemek, olanaksız olmasa da, çok güçtür. Örneğin, bir elektronik tabloda anlamlı olması için bir hücreye tarih değeri, bir başkasına da para birimi değeri girilmeliyken, kullanıcı yanlışlıkla, karakter verisi girebilir.
Bazı elektronik tablo programlan, elektronik tablo içerisinde bir "veritabanı" alanı tanımlamanıza izin verir. Bunun nedeni, istenen sonuca ulaşmak için gereksiniminiz olan bilgileri yönetmenize yardımcı olmaktır. Ancak yine de elektronik tablo programının temel depolama sınırlarıyla engellenebilirsiniz ve veritabanı alanının sütun ve satırlarına nelerin girildiği üzerine yeterince denetiminiz yoktur. Aynı zamanda, sayı ve karakter verilerinin ötesinde işlemler yapmanız gerekirse, elektronik tablo programınızın resim ve ses benzeri şeyleri tanımadığını görebilirsiniz.
Bir RDBMS, elinizdeki veri türünü ve depolama biçimini tanımlamanıza izin verir. Genellikle, verilerinizin bütünselliğinden emin olmak için RDBMS'nin kullanabileceği kuralları da tanımlayabilirsiniz. En basit biçimiyle, bir geçerlilik kuralı, sayı içermesi gereken alana yanlışlıkla alfabetik karakter depolamamanızı sağlar. Başka kurallar, verileriniz için geçerli değerler ya da değer aralıkları tanımlayabilir. En karmaşık sistemlerde, veri toplulukları (genellikle tablo ya da dosyalar) arasındaki ilişkiyi tanımlayabilir ve RDBMS'den verilerin tutarlı kalmalarını sağlamasını isteyebilirsiniz. Örneğin, her siparişin geçerli bir müşteri için girilmiş olduğunu sistemin kendiliğinden denetlemesini sağlayabilirsiniz.
Access ile verinizi tanımlamada (metin, sayı, tarih, saat, para birimi, internet bağlantıları, resim, ses, belge ve elektronik tablo gibi); Access'in verilerinizi nasıl depolayacağını tanımlamada (dize uzunluğu, sayı duyarlı ve tarih/saat duyarlı) ve verileri görüntülediğiniz ya da yazdırdığınızda neye benzeyeceğini tanımlamada tümüyle özgürsünüz. Veritabanında yalnızca doğru değerlerin bulunduğundan emin olmak için, basit ya da karmaşık geçerlilik kuralları tanımlayabilirsiniz. Veritabanındaki dosya ya da tablolar arasında geçerli ilişkiler olduğunu Access’ten denetlemesini isteyebilirsiniz.
